Im Vorsteuer-Vergütungsverfahren für nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer sind die Vorsteuerbeträge durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachzuweisen (§ 61a Absatz 2 Satz 3 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung – UStDV). Nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässige Unternehmer müssen zudem durch behördliche Bescheinigung nachweisen, dass sie als Unternehmer unter einer Steuernummer eingetragen sind (§ 61a Absatz 4 UStDV).

Im Fall elektronisch übermittelter Rechnungen (E-Rechnungen oder sonstige Rechnungen in einem anderen elektronischen Format) können diese laut Bundesfinanzministerium (BMF) auf einem Speichermedium (zum Beispiel USB-Stick) oder durch Hochladen im Portal des Bundes (BOP), das vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) betrieben wird, vorgelegt werden.

Der Nachweis nach § 61a Absatz 4 UStDV (so genannte Unternehmerbescheinigung) ist laut BMF nach dem Muster USt 1 TN oder einer dem Muster USt 1 TN inhaltlich entsprechenden digital ausgestellten Bescheinigung zu führen und dem BZSt vorzulegen.

Das Ministerium weist auf entsprechende Änderungen im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) vom 01.10.2010 hin. Die Regelungen des BMF-Schreibens seien in allen offenen Fällen anzuwenden.

Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 27.03.2025, III C 3 - S 7359/00050/005/072